FAQ - Registres dématérialisés

La dématérialisation des registres légaux permet de numériser les registres d'entreprise tenus sous forme papier jusqu'alors. Les décrets n°2019-1118 du 31 octobre 2019 (concernant la dématérialisation des procès-verbaux et des registres de procès-verbaux) et n°2018-1226 du 24 décembre 2018 (concernant la dématérialisation des registres de mouvements de titres) viennent poser les cadre légaux autorisant les sociétés à tenir de manière dématérialisée leurs registres légaux.

L'objectif est de conserver de manière plus sécurisée les informations inscrites sur les registres légaux et d'en assurer un « horodatage offrant toute garantie de preuve » conformément à l'article R225-22 du Code du commerce.

L'établissement et la tenue des registres dématérialisés des délibération et décisions, et des procès-verbaux des sociétés civiles et commerciales, repose sur la signature électronique avancée garantissant les exigences des dispositions de l'article 1367 du Code civil. Le registre consiste alors en la conservation des procès-verbaux horodatés et signés via une signature électronique avancée.

La signature électronique telle qu'encadrée par l'article 26 du règlement eIDAS constitue en une signature électronique dite avancée. Pour que cette signature soit dite avancée elle doit permettre :

• d'identifier le signataire
• de lier la signature à son auteur
• de garantir l'intégrité de l'acte signé.

Sont expressément et limitativement fixés par le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 les sociétés et les documents assujettis à la dématérialisation des registres légaux :

Forme de société	Type de documents
Société en Nom Collectif (SNC)	Les procès-verbaux des délibérations des associés et la tenue de leur registre spécifique sur lesquels ils sont inscrits
Société en Commandite Simple (SCS)	Les procès-verbaux des délibérations des associés et la tenue de leur registre spécifique sur lesquels ils sont inscrits
Société et Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée (SARL & EURL)	Les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés de SARL et le registre sur lequel ils sont inscrits ; Les décisions et conventions réglementées prises par l'associé unique d'une EURL et les registres sur lesquelles elles sont inscrites ;
Société Civile	Les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés de société civile ainsi que le registre sur lequel ils sont inscrits ;
Société Anonyme (SA)	le registre de présence signé par les administrateurs participant à la séance du conseil d'administration ; le registre des délibérations du conseil d'administration ; le registre de présence signé par les membres du conseil de surveillance participant à la séance du conseil ; les PV des délibérations du conseil de surveillance, et le registre spécial sur lequel ils sont inscrits ; les PV des assemblées générales, et le registre sur lequel ils sont inscrits.
Les personnes physiques relevant du statut de micro-entreprise	Le livre mentionnant chronologiquement le montant et l'origine des recettes perçues personnes physiques relevant du statut de la micro-entreprise au titre de leur activité professionnelle lorsque leur commerce principal est de vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place, ou de fournir le logement, le registre récapitulé par année présentant le détail de leurs achats.
Société, unipersonnelle ou non, par actions simplifiée (SAS & SASU)	Les procès-verbaux des associés ou de l'associé unique et le registre sur lequel ils sont inscrits

Il est possible de dématérialiser ses anciens registres papiers à condition de les (re)signer électroniquement. Une signature manuscrite (ou électronique sans dossier de preuve attaché) scannée n'a aucune valeur juridique dès lors qu'un document signé de cette façon puis numérisé est considéré comme une copie.

Le représentant légal de la société peut signer en lot (en une seule fois) tous les procès-verbaux numérisés, à l'aide de la signature électronique avancée proposée sur Pappers Services. Cette signature permet en effet d'attester et de certifier par le représentant légal la copie conforme de chaque procès-verbal, et ainsi de pouvoir disposer de son registre dématérialisé conforme à la réglementation en vigueur.

Il est possible de mettre en place un accès délégataire pour son avocat, expert-comptable ou tout autre mandataire convié tout en configurant le niveau de permission accordé :
accès en lecture seule, possibilité d'écriture, possibilité d'envoyer des documents pour signature, possibilité d'inviter d'autres utilisateurs...
Par exemple, si le client souhaite une gestion partagée avec le mandataire, ce dernier doit inviter son client à collaborer sur la plateforme, et lui attribuer les droits d'accès de son choix.

Oui, Pappers Services est conçu pour être utilisé par des clients professionnels du droit et du chiffre, qui ont la possibilité de le refacturer directement ou de l'incorporer dans un service plus complet. Les clients, agissant en tant que tiers de confiance, disposent d'une liberté totale quant aux méthodes et conditions de refacturation à leurs propres clients.

Non, le registre des mouvements de titres dématérialisé n'a pas besoin d'être signé par les associés concernés. Ce registre est un document numérique qui enregistre les mouvements de titres (comme les achats, ventes, transferts ou émissions d'actions) dans une société. Il a pour but de suivre l'évolution des titres détenus par les actionnaires ou associés.

Cependant, bien qu'il n'y ait pas d'obligation de signature des associés sur ce registre, la société doit veiller à ce que le registre soit tenu à jour et accessible en cas de contrôle ou de vérification. Il doit aussi être conservé de manière sécurisée et conforme aux normes en vigueur.

Cela dit, des signatures électroniques peuvent être requises pour certaines formalités associées, selon les règles spécifiques de chaque société ou des accords contractuels. Mais en règle générale, ce n'est pas nécessaire pour le registre lui-même.

L'inscription des mouvements dans un registre des mouvements de titres doit suivre l'ordre chronologique selon la date.

Le numéro d'ordre, bien que non explicitement imposé par la loi, est généralement utilisé pour assurer une traçabilité rigoureuse, notamment lorsque plusieurs mouvements ont lieu à la même date. Ainsi, en pratique :

• Classement obligatoire par date
• Classement complémentaire par numéro d'ordre (si plusieurs mouvements le même jour)

Mais bien que la numérotation continue des mouvements de titres ne soit pas spécifiquement requise par la loi, elle est recommandée pour maintenir une documentation précise et fiable des opérations effectuées.

Si des numéros d'ordre sont manquants, cela pourrait indiquer :

• Une erreur de tenue du registre
• Une omission ou une suppression irrégulière d'un mouvement
• Un problème de fraude ou de manipulation

En cas d'erreur (par exemple, une annulation de mouvement après attribution d'un numéro), il est préférable de mentionner l'annulation dans le registre plutôt que de sauter un numéro.

Cela garantit la transparence et la conformité aux obligations légales.