FAQ - Registres dématérialisés
Général
Qu'est-ce que la dématérialisation des registres légaux ?
La dématérialisation des registres légaux permet de numériser les registres d'entreprise tenus sous forme papier jusqu'alors. Le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 vient poser le cadre légal autorisant les sociétés à tenir de manière dématérialisée leurs registres légaux.
Quel est l'avantage de recourir à la dématérialisation des registres légaux ?
L'objectif est de conserver de manière plus sécurisée les informations inscrites sur les registres légaux et d'en assurer un « horodatage offrant toute garantie de preuve » conformément à l'article R225-22 du Code du commerce.
En quoi consiste concrètement la dématérialisation des registres légaux ?
L'établissement et la tenue des registres dématérialisés des délibération et décisions, et des procès-verbaux des sociétés civiles et commerciales, repose sur la signature électronique avancée garantissant les exigences des dispositions de l'article 1367 du Code civil. Le registre consiste alors en la conservation des procès-verbaux horodatés et signés via une signature électronique avancée.
Quelles sont les exigences liées à la signature électronique avancée ?
La signature électronique telle qu'encadrée par l'article 26 du règlement eIDAS constitue en une signature électronique dite avancée. Pour que cette signature soit dite avancée elle doit permettre :
- d'identifier le signataire
- de lier la signature à son auteur
- de garantir l'intégrité de l'acte signé.
Dans la SAS et la SASU, la signature électronique avancée est requise dans le silence des clauses statutaires en vertu de l'article R.227-1-1 du Code de commerce. Ainsi, les statuts de SAS peuvent prévoir d'autres modalités de tenue du registre des décisions et d'établissement des procès-verbaux sous forme électronique.
A qui et à quoi s'applique la dématérialisation des registres ?
Sont expressément et limitativement fixés par le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 les sociétés et les documents assujettis à la dématérialisation des registres légaux :
| Forme de société | Type de documents |
| Société en Nom Collectif (SNC) | Les procès-verbaux des délibérations des associés et la tenue de leur registre spécifique sur lesquels ils sont inscrits |
| Société en Commandite Simple (SCS) | Les procès-verbaux des délibérations des associés et la tenue de leur registre spécifique sur lesquels ils sont inscrits |
| Société et Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée (SARL & EURL) |
Les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés de SARL et le registre sur lequel ils sont inscrits ;
Les décisions et conventions réglementées prises par l'associé unique d'une EURL et les registres sur lesquelles elles sont inscrites ; |
| Société Civile | Les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés de société civile ainsi que le registre sur lequel ils sont inscrits ; |
| Société Anonyme (SA) |
|
| Les personnes physiques relevant du statut de micro-entreprise | Le livre mentionnant chronologiquement le montant et l'origine des recettes perçues personnes physiques relevant du statut de la micro-entreprise au titre de leur activité professionnelle lorsque leur commerce principal est de vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place, ou de fournir le logement, le registre récapitulé par année présentant le détail de leurs achats. |
| Société, unipersonnelle ou non, par actions simplifiée (SAS & SASU) | Les procès-verbaux des associés ou de l'associé unique et le registre sur lequel ils sont inscrits |
Est-il possible de dématérialiser des anciens registres papiers ?
Il est possible de dématérialiser ses anciens registres papiers à condition de les (re)signer électroniquement. Une signature manuscrite (ou électronique sans dossier de preuve attaché) scannée n'a aucune valeur juridique dès lors qu'un document signé de cette façon puis numérisé est considéré comme une copie.
Le représentant légal de la société peut signer en lot (en une seule fois) tous les procès-verbaux numérisés, à l'aide de la signature électronique avancée proposée sur Pappers Services. Cette signature permet en effet d'attester et de certifier par le représentant légal la copie conforme de chaque procès-verbal, et ainsi de pouvoir disposer de son registre dématérialisé conforme à la réglementation en vigueur.
Le représentant légal de la société peut signer en lot (en une seule fois) tous les procès-verbaux numérisés, à l'aide de la signature électronique avancée proposée sur Pappers Services. Cette signature permet en effet d'attester et de certifier par le représentant légal la copie conforme de chaque procès-verbal, et ainsi de pouvoir disposer de son registre dématérialisé conforme à la réglementation en vigueur.
les registres papiers doivent être conservés tant que l'ancien registre n'a pas été signé électroniquement et inséré dans le registre dématérialisé.
La délégation de pouvoir à des tiers de confiance et/ou mandataires s'applique-t-elle aux registres dématérialisés ?
Il est possible de mettre en place un accès délégataire pour son avocat, expert-comptable ou tout autre mandataire convié tout en configurant le niveau de permission accordé :
accès en lecture seule, possibilité d'écriture, possibilité d'envoyer des documents pour signature, possibilité d'inviter d'autres collaborateurs…
Par exemple, si le client souhaite une gestion partagée avec le mandataire, ce dernier doit inviter son client à collaborer sur la plateforme, et lui attribuer les droits d'accès de son choix.
accès en lecture seule, possibilité d'écriture, possibilité d'envoyer des documents pour signature, possibilité d'inviter d'autres collaborateurs…
Par exemple, si le client souhaite une gestion partagée avec le mandataire, ce dernier doit inviter son client à collaborer sur la plateforme, et lui attribuer les droits d'accès de son choix.
Les mandataires (ou tiers de confiance) ont-ils la possibilité de répercuter le coût du service en refacturant son client ?
Oui, Pappers Services est conçu pour être utilisé par des clients professionnels du droit et du chiffre, qui ont la possibilité de le refacturer directement ou de l'incorporer dans un service plus complet. Les clients, agissant en tant que tiers de confiance, disposent d'une liberté totale quant aux méthodes et conditions de refacturation à leurs propres clients.