Le régime juridique de la copie conforme

La certification conforme d'une copie d’un acte apporte la garantie que cette copie est parfaitement identique au document original dont elle a été tirée.

A cet égard, le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du Code civil est venu renforcer le régime juridique de la copie conforme en matière de preuve.

A cet égard, Pappers Services vous éclaire sur le régime juridique de la copie conforme.

Qu’est ce qu’une copie au sens juridique ?

L’article 1379 du Code civil vient définir la copie d’un acte comme la reproduction à l’identique de la forme et du contenu dudit acte et dont l’intégrité est garantie dans le temps.

En sus, cet article pose le principe selon lequel la copie d’un acte possède la même force probante que l’original à condition qu’elle soit fiable. Autrement dit, la copie bénéficie d’une présomption probatoire..

La condition de fiabilité inhérente à la force probante

La force probante de la copie est donc conditionnée par sa fiabilité. C’est l'article 1379, alinéa 1er, du Code civil, révisé par l'ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016, qui étend le principe de force probante de la copie. Ce texte dispose que «la copie fiable a la même force probante que l'original », laissant la détermination de la fiabilité à l'appréciation du juge. En outre, il est spécifié qu'une copie exécutoire ou authentique d'un acte authentique est automatiquement considérée comme fiable. Le deuxième alinéa ajoute qu'une copie est présumée fiable jusqu'à preuve du contraire si elle reproduit fidèlement la forme et le contenu de l'acte original et que son intégrité est maintenue dans le temps grâce à un procédé conforme à des critères définis par décret. Une copie est considérée comme fiable si elle répond à des critères de fidélité et de durabilité, établis par le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016. Ce décret distingue les critères applicables aux copies papiers et électroniques, imposant notamment pour ces dernières des procédures de vérification et de sécurisation spécifiques. Pour les copies papier, la fiabilité est présumée si le processus de reproduction modifie irréversiblement le support de la copie.

La copie fiable électronique

Les articles 2 à 6 du décret susmentionné définissent les critères que les copies électroniques doivent respecter pour être considérées comme fiables, et ainsi posséder la même force probante que l'original.

A cet égard, une copie électronique fiable doit répondre à plusieurs critères clés :

• La garantie du contexte de numérisation : le processus de copie doit générer des informations identifiant clairement la copie, y compris le contexte de sa numérisation, notamment les dates de création. La fiabilité de ce processus doit être vérifiée à travers des tests et contrôles spécifiques (article 2) ;
• La garantie de l’intégrité et la traçabilité des empreintes : La copie doit intégrer une empreinte électronique permettant de détecter toute modification ultérieure. Cette condition est généralement satisfaite lors de l'utilisation d'un horodatage, d'un cachet électronique ou d'une signature électronique qualifiés, conformément au règlement européen n° 910/2014 (article 3) ;
• Les conditions de conservation de la copie : La conservation de la copie doit se faire dans des conditions empêchant toute altération de sa forme ou de son contenu. Les opérations nécessaires pour maintenir la lisibilité de la copie électronique au fil du temps ne sont pas considérées comme des altérations si elles sont correctement documentées et entraînent la création d'une nouvelle empreinte électronique (article 4) ;
• La sécurité des accès aux dispositifs de reproduction et de conservation : l'accès aux systèmes utilisés pour la reproduction et la conservation de la copie doit être sécurisé. Toutes les procédures et mesures de sécurité mises en place doivent être consignées dans une documentation conservée aussi longtemps que la copie électronique elle-même (article 5, 6 & 7)

Ces exigences garantissent que les copies électroniques sont des reproductions fidèles et durables des actes originaux, leur conférant ainsi une force probante équivalente à celle des originaux.

La certification de la copie fiable par l’horodatage électronique qualifié

La certification d’une copie fiable atteste que la copie d’un acte est une reproduction exacte de l'original. Cette certification est effectuée par un tiers de confiance. Ce dernier garantit un horodatage électronique qualifié qui répond aux exigences de l’article 42 du Règlement (UE) n°910/2014 du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur. A ce titre, l’horodatage électronique qualifié doit :

• lier la date et l’heure aux données de telle sorte qu’il n’y ait pas de modification indétectable des données ;
• être fondé sur une horloge exactement liée au temps universel ;
• être signé au moyen d’une signature électronique avancée ou cachetée au moyen d’un cachet électronique avancé du prestataire de services de confiance qualifié, ou par une méthode équivalente.

Pour que la copie soit fiable (fidèle et durable), cela dépend en premier lieu de sa numérisation. Pappers Services ne saurait garantir la conformité à l’original du scan, mais Pappers Services garantit la conformité de la copie scannée qui lui est fournie, et s’engage alors à préserver son caractère intègre