Assemblée générale ordinaire : utilité, organisation et déroulement

Une assemblée générale doit être organisée au minimum 1 fois par an pour toutes sociétés. L’assemblée générale peut être ordinaire ou extraordinaire.  L’assemblée générale ordinaire ou AGO est une rendez-vous annuel qui sert généralement à faire approuver les comptes annuels de la société à ses associés et actionnaires avant le dépôt au greffe. A ce titre, Pappers vous propose un article pour vous éclairer sur l’utilité d’une AGO, son organisation et son déroulement.

Qu’est ce qu'une assemblée générale ordinaire (AGO) ?

Par principe, une assemblée générale ordinaire est une réunion annuelle obligatoire entre actionnaires ou associés d’une même société. C’est une réunion officielle. Cette assemblée générale doit avoir lieu tous les ans après la clôture de l’exercice comptable annuel de l’entreprise. 

Cette AGO doit se tenir au plus tard dans les 6 mois qui suivent la fin de l’exercice comptable. Le dirigeant de l’entreprise est dans l’obligation de tenir cette AGO. Elle ne peut être tenue par aucune autre personne que lui.

Le but d’une assemblée générale ordinaire est de faire approuver les comptes annuels

de l’entreprise par le dirigeant et les potentiels associés et actionnaires qui la composent.

L’AGO annuelle doit être faite avant le dépôt au greffe des comptes annuels de l’entreprise. Cette procédure est obligatoire pour toute entreprise, personne morale peu importe sa forme juridique (SASU, SAS, SCI etc…).

Comment organiser une assemblée générale ordinaire ?

Pour organiser une assemblée générale ordinaire, il faut d'abord convoquer les membres de cette assemblée. Il s’agit du dirigeant, des associés et actionnaires de l’entreprise. Concernant les SARL/EURL, le délai légal de convocation des membres est de 15 jours avant la tenue de l’AGO. Pour les autres types de sociétés, le délai de convocation est indiqué dans les statuts de la société.

Une convocation doit être adressée par le dirigeant de la société à tous les associés et actionnaires de la société. Si un commissaire aux comptes est désigné, il doit être présent à la réunion.

Cette convocation est envoyée à chaque personne concernée par courrier recommandé avec accusé de réception. 

Une convocation à une AGO contient : 

• l'ordre du jour détaillé de l’assemblée
• les projets détaillés de résolutions qui seront soumis aux votes des actionnaires ou des associés
• la copie intégrale des comptes annuels qui doivent être approuvés par les personnes convoquées.

Quel est le déroulement d’une assemblée générale ordinaire ?

Le déroulement d’une assemblée générale est normé. Ainsi, il convient de respecter les étapes suivantes lors de l’organisation et du déroulement d’une AGO.

Etape 1 :  la convocation 

C’est le dirigeant de la société qui convoque les membres concernés. La convocation doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux actionnaires, associés et éventuellement au commissaire aux comptes s’il y a lieu. La convocation doit être reçue à minima 15 jours avant l’AGO par les personnes concernées. Elle contient, la date, l’heure, le lieu et tous les documents utiles à l’organisation de l'AGO. Les actionnaires et associés doivent en prendre connaissance pour pouvoir le cas échéant poser des questions lors de l’AGO.

Etape 2 : le quorum

Le quorum est le pourcentage de présence requis pour que l’assemblée générale ordinaire puisse valablement délibérer. De ce fait, il est essentiel de faire émerger avant le début de la réunion, les personnes présentes à l’assemblée.

Les règles de quorum sont inscrites dans les statuts de la société.

Pour les SARL, le quorum n’est pas nécéssaire.

Pour les SAS, le principe est le suivant : les actionnaires présents ou représentés doivent posséder au minimum le cinquième des actions.

Etape 3 : le vote 

Chaque décision prise en AGO doit être débattue et faire l’objet d’un vote. Le vote peut être fait par écrit ou à main levée. Le principe de la majorité absolue doit être respecté lors du vote. La majorité absolue correspond à la majorité des voix + 1 une voix. En cas d’absence de majorité absolue, une seconde session doit être organisée.

Etape 4 : le procès verbal

Le dirigeant de l’entreprise doit rédiger un procès-verbal (PV) d’assemblée dans lequel il inscrit les différentes décisions prises lors de l’AGO. Ce PV doit être remis au greffe du tribunal de commerce de la société dans les 6 mois qui suivent la tenue de l’assemblée générale. Attention, dans l’hypothèse d’une AGO annuelle pour le dépôt de comptes annuels, le PV devra contenir la proposition d’affectation du résultat ainsi que la résolution votée.

Les sanctions prévues

En cas de non-respect des règles prévues pour le déroulement d’une AGO, le dirigeant, ses associés et actionnaires s’exposent à des sanctions. D’une part, le non-respect des règles de convocation par le dirigeant l’expose à une amende de 9000 euros. En outre, le non-respect des formalités relatives au vote, au PV d’AG, l’absence de documents peut entraîner la nullité de l’assemblée générale.

Quelles sont les différences entre une assemblée générale ordinaire, assemblée générale ordinaire annuelle et une assemblée générale extraordinaire  ?

Par principe, une assemblée générale ordinaire est une assemblée annuelle composée des actionnaires, associés et dirigeants de la société. Elle doit permettre d’approuver les comptes annuels de la société par les membres concernés avant le dépôt au greffe du tribunal de commerce.

Une autre assemblée générale ordinaire peut intervenir à n’importe quel moment de l’année. Elle a lieu du fait d’une modification importante au sein de l’entreprise comme : 

• la nomination ou la révocation du dirigeant ou des membres du conseil d'administration ;
• décider de la rémunération du dirigeant ;
• définir les différentes stratégies à mettre en place pour atteindre les objectifs de la société ;
• valider les conventions intervenues entre le gérant ou un associé et la SARL ;
• prendre les décisions qui excèdent les pouvoirs du dirigeant ou du conseil d'administration ;

Une assemblée générale extraordinaire n’intervient que dans l’hypothèse d’une modification des statuts de l’entreprise. Par exemple, vous organiserez une assemblée générale extraordinaire, si vous modifiez le siège social de votre société.

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