La dématérialisation des registres d'assemblées générales et des décisions : comment ça marche ?
Sommaire
Qu’est-ce que la dématérialisation des registres sociaux ?
La dématérialisation des registres sociaux permet de numériser les registres obligatoires d’entreprise tenus sous forme papier jusqu’alors. Le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 vient poser le cadre légal autorisant les sociétés à tenir de manière dématérialisée leurs registres sociaux. Ainsi, l’établissement et la tenue des registres dématérialisés des décisions et des procès-verbaux des sociétés civiles et commerciales reposent sur la signature électronique avancée répondant aux exigences de l’article 1367 du Code civil. Le registre consiste alors en la conservation des procès-verbaux horodatés et signés via une signature électronique avancée.
La signature électronique et la datation des procès-verbaux dématérialisés
Les procès verbaux établis sous forme numérique sont signés au moyen d’une signature électronique avancée respectant les exigences posées par l’article 26 du règlement eIDAS. Pour que cette signature soit dite avancée elle doit permettre :
- d’identifier le signataire ;
- de lier la signature à son auteur ;
- de garantir l’intégrité de l’acte signé.
Autrement dit, la signature électronique avancée doit avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que seule le signataire peut utiliser sous son contrôle exclusif de telle sorte que toute modification ultérieure de données soit détectable (voir en ce sens l’article sur la signature électronique).
Dans la SAS et la SASU, la signature électronique avancée est requise dans le silence des clauses statutaires en vertu de l’article R.227-1-1 du Code de commerce. Ainsi, les statuts de SAS peuvent prévoir d’autres modalités de tenue du registre des décisions sociales et d’établissement des procès-verbaux sous forme électronique.
Procès-verbaux et registres pouvant être dématérialisés
| Forme de société | Type de documents | Références légales |
|---|---|---|
| Société en Nom Collectif (SNC) | Les procès-verbaux des délibérations des associés et la tenue de leur registre spécifique sur lesquels ils sont inscrits | Article R221-3 du code de commerce |
| Société en Commandite Simple (SCS) | Les procès-verbaux des délibérations des associés et la tenue de leur registre spécifique sur lesquels ils sont inscrits | Article R221-3 du code de commerce |
| Société et Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée (SARL & EURL) | Les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés de SARL et le registre sur lequel ils sont inscrits ; Les décisions et conventions réglementées prises par l’associé unique d’une EURL et les registres sur lesquelles elles sont inscrites ; | Article R223-24 du code de commerce Article R223-26 du code de commerce |
| Société Civile | Les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés de société civile ainsi que le registre sur lequel ils sont inscrits ; | Article 45 du décret 78-704 du 3 juillet 1978 |
| Société Anonyme (SA) | le registre de présence signé par les administrateurs participant à la séance du conseil d'administration ;le registre des délibérations du conseil d'administration ;le registre de présence signé par les membres du conseil de surveillance participant à la séance du conseil ;les PV des délibérations du conseil de surveillance, et le registre spécial sur lequel ils sont inscrits ;les PV des assemblées générales, et le registre sur lequel ils sont inscrits. | Article R225-20 du code de commerce Article R225-22 du code de commerce Article R225-47 du code de commerce Article R225-49 du code de commerce Article R225-106 du code de commerce |
| Société, unipersonnelle ou non, par actions simplifiée (SAS & SASU) | Les procès-verbaux des associés ou de l’associé unique et le registre sur lequel ils sont inscrits | Article R227-1-1 du code de commerce |
Certification des copies papier par la signature électronique
Dans le cas de registres papiers numérisés, il est impératif que ces derniers soient certifiés conformes afin de les intégrer dans le registre dématérialisé. Le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 pose le cadre légal de la fiabilité des copies électroniques.
La certification de copies ou d’extraits de procès-verbaux peut se faire au moyen d’une signature électronique avancée. Seuls les procès-verbaux d’assemblées des SNC (article R221-4 du Code du commerce), SARL (article R223-24 du Code du commerce), EURL (article R223-26 du Code de commerce) et société civiles (article 47 du décret 78-704 du 3 juillets 1978) ainsi que les procès-verbaux du Conseil d’administration et de surveillance de SA (article R225-24 et R225-51 du Code du commerce) sont concernés.
Dans le silence de la loi, la certification de copies conformes par la signature électronique au sein des SAS est admissible pourvu que cette condition soit expressément prévue dans les clauses statutaires dans le respect des dispositions de l’article R227-1-1 du Code de commerce.
Pour rappelle, la certification de copie est réalisée par les personnes suivantes :
| Procès-verbal | Personnes autorisées à certifier conforme | Base légale |
|---|---|---|
| Décisions des associés ou de l’associé unique de SARL, SNC, SCS, société civile | Le gérant | SNC : article R221-4 du code de commerceSARL : article R223-24 du code de commerceEURL : article R223-26 du code de commerceSociétés civiles : article 47 du décret 78-704 du 3 juillet 1978 |
| Société en Commandite Simple (SCS) | Les procès-verbaux des délibérations des associés et la tenue de leur registre spécifique sur lesquels ils sont inscrits | Article R221-3 du code de commerce |
| Décisions des associés ou de l’associé unique SAS | Le président ou autre personne ayant reçu pouvoir | Article L227-6 et article R227-1-1 du code de Commerce |
| Conseil d’administration de SA | Le président du conseil d'administration, le directeur général, les directeurs généraux délégués ou une personne ayant reçu pouvoir | Article R225-24 du Code de commerce |
| Conseil de surveillance de SA | Le président du conseil de surveillance, le vice-président de ce conseil, un membre du directoire ou une personne ayant reçu pouvoir | Article R225-51 du Code de commerce |
| Assemblée d’actionnaires de SA à conseil de surveillance | Le président ou le vice-président du conseil de surveillance, un membre du directoire, le secrétaire de l`assemblée. | Article R225-108 du Code de commerce |
| Assemblée d’actionnaires de SA à conseil d’administration | Le président du conseil d’administration, un administrateur exerçant les fonctions de directeur général, le secrétaire de l`assemblée. | Article R225-108 du Code de commerce |
Si les copies ne sont pas certifiées conformes, l’établissement de faux et usage de faux pourra être retenu. Ce délit est puni par 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende (art. 441-1 du Code Pénal).
Les avantages de recourir à la dématérialisation des registres légaux
L’objectif est de conserver de manière plus sécurisée les informations inscrites sur les registres sociaux et d’en assurer un « horodatage offrant toute garantie de preuve ». En d’autres termes, la date est associée à la signature sans possibilité de modification. Les données associées au document numérique sont donc sécurisées.
De manière plus pratique, la dématérialisation des registres sociaux évite le vol ou la perte des documents papiers tout en réduisant significativement les coûts de gestion liés à l’impression, la numérisation et le stockage des documents papiers. Enfin, elle offre une meilleure accessibilité des informations pour les différents tiers de confiance et/ou mandataires, chacun disposant de droits d’accès spécifiques permettant de gérer l’accès aux registres, dans sa totalité ou de manière partielle (voir en ce sens la FAQ).
Sanction en cas de non tenue des registres de décisions et délibérations
Dans les sociétés anonymes, le défaut d’établissement du registre de délibérations du Conseil d’Administration ou de Surveillance emporte nullité des délibérations prises (article L235-14 du Code de commerce).